こんにちは！
処理しないといけない仕事にも、「考えないとまとめられない作業」「いつものルーティンワーク」「外部に確認してデータ提供してもらわないと進められない作業」とか多種多様。
これを一人の人間が処理するわけですから、さて、どう優先順位つけて進めればよいでしょう。
緊急度と重要度で仕事を４つに分類
ビジネス関係の本などで、よく目にするであろうこちらの図
仕事上のタスクを「緊急度」と「重要度」の４つに分類するというものですが、
７つの習慣（マンガ３巻）の中では、それぞれ
●第Ⅰ領域：管理する
●第Ⅱ領域：フォーカスする
●第Ⅲ領域：最小限にする
●第Ⅳ領域：避ける
と書かれています。
うーん、「緊急度も重要度も低いものを避ける」って言われても、だれかがやらないと、それは、
「いつかやらないといけないリスト」に残り続けたりしますね。そして、若手の人は、まずは、第Ⅳ領域をまかせられるものではないでしょうか。
もうちょっと、実務ベースで仕事の優先順位づけについてわかりやすく書いてくれているマンガがありましたので紹介します。
“完成に要する時間”と”優先度”で決める
こちらの本にのっていたもので、優先順位を決めるマトリクスです。
（優先順位を決めるマトリクスの片方が「優先度」って、ちょっと？になるので、「緊急度」に置き換えて考えてもよいと思います。）
A：優先度が高くて完成に時間のかかるもの
次に、
優先度が高くてすぐに完成できるBに着手します。
※仮に、Aを着手したもののどう頑張っても締め切り間に合わない！という場合は、
早めに連絡して、Aの締め切りを伸ばしてもらい、Bを処理してから、Aを仕上げるというのも有効。
そして、A、Bが終わったら、
優先度が低くて短い時間で終了できるCを片付けて、最後、優先度が低くて時間のかかるDに着手！
ていうことが、マンガで書かれています。
これ、赤字のところが特に肝やと思います。こういう風にまかせた仕事を処理・対応してくれる後輩や部下がいたら、、、上司はとても安心です♡笑
Aの仕事にかかりっきりになっていて、実はBもCもDも他の仕事は全部手付かずでした！って言われるのが、周りとしては、あぁぁぁ、まじで。。。。となるわけです。
そんなに時間かかるなら、早めにいってくれたら対応考えられたのに、、、とか思います。
俗にいう「報告・連絡・相談」にあたる部分。そして、ネガティブな要件ほど、上司は早めに報告、相談してほしいって思っています。
一方で、管理する立場としては、キャパを超える仕事をお願いしていないかというのも気にはかけています。A～Dまで全部やらなきゃ！と一人で抱え込みすぎて、体力的・精神的にしんどい状況になっていないかなぁというのも、上司は見ていないようで見ていると思いますよ。（全ての上司・管理者がそうではないと思いますが、残念ながら。）
「完成への難易度」も考慮して、優先順位を決めよう
また、この「完成に要する時間」の要因として、「完成への難易度」を考慮しないといけない場合もあると思います。
※単純に時間がかかるのか、考えないといけないので時間がかかるのか。
ざっと、Aの仕事の骨子や方向性をまとめたものを上司に見せて了承を得たほうがよいものなんかもあります。こういうものは、上司が確認している時間、上司に投げてる間に、BやCの仕事ができます。
仕事で「ボールを投げる」っていう表現をしますが、この時、上司が確認している間、自分の手からその仕事が離れるなら、その間、あなたは、その仕事のことを忘れて別の仕事に集中することができます。
次に、確認しなければいけなくなった上司は、さっさと確認して、その仕事をあなたに返してくると思います。仕事（＝タスク）は、キャッチボールと一緒でお互い投げ合っています。
なので、Aの中でも、優先度が高く、また、一人で決定できない要素を含むものについては、先に着手し、関係者に確認などをとっている間、その仕事が自分の手から離れる時間も考慮して、最優先に行うべきかと思います。
さらにいうと、上司にこの部分は確認してOKもらわないと、次に進めない。という場合、まずは確認とれる段階まで進めるのも大事ですが、、、上司のスケジュールを把握することも大事です。
相手のスケジュールを把握して動くと、自分も相手も楽
私は、仕事柄、お客さんに打ち合わせで、「こんな資料を作りたいんだよね。」と相談・依頼されることがあります。
当然、その時、締め切りも確認するわけですが、あんまり時間に余裕がない場合、しかも、必要な資料のイメージがやや漠然としている場合、作業時間が読めなかったりします。
おおむね、5日あれば作れそうだけど、5日間、私ががりがりと資料をつくって、「よし、仕上がった！」と思ってお客さんに出したら、ちょっとこの辺、違うかなぁ。ここは、こういう方向の方がいいかなぁとか言われると、大幅な手直しが必要になって、プラス何日か必要になってしまいます。
場合によっては、その日のうちに至急さしかえねば・・・！と、いらぬ深夜残業などをする羽目になります。業界あるあるですが、深夜まで働くのはしんどいので、↓そうならないようにスケジュールを調整します。
そういうときは、「まずは、ラフで資料まとめますので、見ていただいてご意見あれば、反映させて資料を完成させますね。」という風にお客さんに伝えます。
さらに、そのお客さんが忙しい方の場合（大体、みんな忙しいですが。）、相手が確認をとりやすい日や時間を聞きます。
「明後日の午前は会社にいるけど、午後から社外に出ちゃう」って、ことだったら、
「では、今日と明日でラフ案作ってメールで送りますので、明後日の午前中に確認してください」って約束をします。
すると、ラフの段階で確認をとって、相手の要望などを反映させた資料を完成させることができます。
これが、相手のスケジュールが確認できていないと、いつでも確認してもらえると思って、明後日の午後にメールしたら、外出しちゃってて、翌日まで確認がとれない。＝それ以上、作業が進められない。＝作業の残り時間が減ってしまう。ってことになります。
また、相手にも、「明後日、ラフ案を確認できる」っていう安心感を与えることができます。
（いつ資料あがってくるんだろう。と、相手にやきもきさせないように、特に、途中で相手の確認をとる場合は、スケジュール感を先に共有するようにしています。
また、お客さんは、今日・明日の間は、この仕事を自分の手元から話した（私にボールを投げた）ので、いったん忘れることができます。）
これは、お客さんとの話で書いていますが、上司の許可・承認等が必要な仕事をしている人の場合は、上司に置き換えてもらったらいいと思います。
スケジュールを把握できている安心感もありますが、早い段階でアウトプットのイメージを共有できるというのも、ここでは非常に重要です。
実は、一回手を離すことも大事
Aの仕事をまずは、着手するわけですが、はやめに着手することが有効な理由に、
途中で、一度手を離す時間をとれることもあります。
はじめに着手して、煮詰まったりすると、時間だけが過ぎてあせってしまったりします。
そういうときは、一度、手をはなして、その間に、Bの仕事や、Bがなければ、Cなど、ルーティンで処理できる作業を進めます。
そうして、一歩離れてみると、煮詰まっていた部分の突破口がみつかったりします。
一つの仕事・作業だけに向き合っていると、普通なら気づくことを見落として迷走してしまったりします。
期限に余裕があるなら、一晩寝かせるのが、おススメです。帰りの電車に乗っている時、ぼんやり湯船につかっている時に、突破口がみえたりしますよ。
というわけで、優先順位を付けて仕事をするときは、
●承認者のスケジュールにあわせて、自分の作業時間・優先順位を決める
●一つずつ順番に作業を片付けるよりも、A（さわり）→B→A（仕上げ）と、一度手を離すことも大事
ってことでした！
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